Verschuiving naar fixed price projecten vraagt om andere werkwijze

Binnen de accountancybranche vindt de afgelopen tijd een duidelijke verschuiving plaats van opdrachten op basis van nacalculatie naar fixed price opdrachten. Deze ontwikkeling is in andere branches, met name in de ICT branche, al langer gaande. Eén van onze klanten, een administratiekantoor voor MKB, ZZP’ers en particulieren, verricht op dit moment alle werkzaamheden al op basis van fixed price, waarbij er maandelijks vaste bedragen als een soort ‘abonnement’  worden gefactureerd.  Dit kantoor is op het moment nog een uitzondering. Meestal zie je een combinatie van opdrachten op basis van nacalculatie en opdrachten op basis van fixed price. Bij veel organisaties neemt het percentage fixed price opdrachten de laatste tijd toe.

Fixed price opdrachten, in de vorm van abonnementen, bieden als voordeel dat de maandelijkse inkomsten minder fluctueren. Dit zorgt voor een voorspelbaardere omzet en cashflow. Het nadeel is natuurlijk wel dat je meer uren kwijt kunt zijn aan een opdracht dan dat je gebudgetteerd hebt en je voor deze extra uren geen factuur kunt sturen.

Bij een fixed price opdracht is het van nog groter belang dat er zo min mogelijk tijd aan deze opdracht wordt besteed. Overigens met minimaal dezelfde kwaliteit als bij een project op basis van nacalculatie. Daarnaast is het van belang dat de facturatie van fixed price opdrachten met zo min mogelijk handelingen uitgevoerd hoeft te worden.

De verschuiving van opdrachten op basis van nacalculatie naar fixed price opdrachten vraagt wel aanpassingen van organisaties. Wat zijn bijvoorbeeld de gevolgen voor de interne procedures? Wat verandert er aan de dagelijkse werkwijze? Hoe kun je deze optimaliseren, en hoe kan automatisering hier een bijdrage aan leveren?

Bij opdrachten op basis van nacalculatie is het noodzakkelijk dat, voordat de factuurvoorstellen gegenereerd worden, iedereen al zijn of haar weekstaten ingeleverd heeft. Is een weekstaat niet ingeleverd, worden die uren niet in de factuurvoorstellen meegenomen en waarschijnlijk pas een maand later gefactureerd.

Omdat, nadat alle weekstaten zijn ingeleverd, er zo snel mogelijk gefactureerd moet worden, worden de ingeleverde uren vaak helemaal niet of slechts globaal gecontroleerd en geaccordeerd. De uren worden pas tijdens het factureren goed beoordeeld door ieder factuurvoorstel grondig te controleren en waar nodig te corrigeren (bijboeken, afboeken, doorschuiven, etcetera).

Bij fixed price opdrachten ben je voor facturatie niet meer afhankelijk van de ingeleverde weekstaten.  Je factureert immers niet de uren zelf, maar de met de klant afgesproken termijnbedragen. Ongeacht of iedereen zijn weekstaat heeft ingeleverd, kun je de factuurvoorstellen genereren. Je zult alleen niet tijdens het factureren van een fixed price opdracht dezelfde controles uitvoeren als bij een opdracht op basis van nacalculatie.

Deze controles zijn ook bij fixed price opdrachten van groot belang. Ook bij fixed price opdrachten moeten alle uren goed gecontroleerd worden. Omdat deze controle niet tijdens het factureren plaats vindt, moet de controle op een ander moment plaatsvinden. Er moet in het bijzonder gecontroleerd worden of uren binnen de scope van het project vallen. Als dat niet het geval is, moeten die uren of op een ander project geboekt worden, of als meerwerk aangemerkt worden, zodat deze uren alsnog (extra) gefactureerd worden.

Voor de oplettende lezer: het tijdig inleveren van weekstaten is dus eigenlijk niet alleen voor projecten op basis van nacalculatie belangrijk. Ook voor fixed price projecten is het tijdig inleveren van weekstaten van groot belang. Als niet alle weekstaten zijn ingeleverd, kan bovengenoemde controle niet volledig worden uitgevoerd.

Bij veel kantoren heeft de declarant, maar nog vaker de vennoot, het laatste woord. Zij willen ook bij fixed price projecten de beslissing die tijdens het accorderen van uren is genomen of iets wel of niet binnen de scope van het project valt en dus wel of niet als meerwerk gefactureerd moet worden, kunnen overrulen. Dit doen zij aan de hand van een overzicht met geaccordeerde uren.

Een aantal gebruikers van QicsMilestones, de cloudoplossing voor urenregistratie en facturatie van Qics, heeft de wens geuit dat ze tijdens het factureren van een fixed price project niet alleen de te factureren termijn willen zien. Deze gebruikers willen in het factuurvoorstel van een fixed price opdracht ook inzichtelijk hebben welke uren op het project geboekt zijn, zodat zij tijdens het factureren kunnen besluiten om uren eventueel alsnog als meerwerk aan te merken en te factureren. Deze functionaliteit zal binnenkort aan QicsMilestones worden toegevoegd.

Tot slot nog iets over het beoordelen van de winstgevendheid van fixed price projecten. Fixed price projecten worden veelal beoordeeld op basis van het gemiddelde uurtarief dat gerealiseerd is. Qics heeft de eerste RFI (request for information) al ontvangen waarin staat dat het gemiddelde uurtarief een belangrijke KPI (key performance indicator) voor dat bedrijf is. In die RFI wordt dan ook gevraagd op welke wijze de geboden oplossing hier een oplossing voor biedt. QicsMilestones heeft standaard een rapport dat het gemiddelde uurtarief voor fixed price projecten (maar ook voor projecten op basis van nacalculatie) toont. Met behulp van dit rapport kan de winstgevendheid van fixed price projecten dus heel eenvoudig beoordeeld worden!

Plaats een reactie

 *
 *
 *
 *

Probeer het nu zelf

× Registratie gelukt! U ontvangt zo snel mogelijk een e-mail met daarin de benodigde gegevens.
× Registratie mislukt

Blijf op de hoogte

Blijf op de hoogte

Schrijf u nu in voor de nieuwsbrief en krijg informatie over de nieuwste ontwikkelingen

× Aanmelding gelukt! U ontvangt binnenkort onze nieuwsbrief
× Aanmelding mislukt

Bezoekers vonden ons via