Software implementeren in Corona-tijd?

Sommige bedrijven zijn er hard door getroffen, andere minder, maar we hebben er allemaal mee te maken: COVID-19. Het coronavirus kan voor ondernemers het einde van het bedrijf betekenen. Is dit niet het geval, dan zorgt het in elk geval voor vele vragen en uitdagingen.

Corona & Qics

Bij Qics werken vrijwel alle medewerkers sinds medio maart 2020 vanuit huis. De uitvoering van onze projecten wordt gedaan door de afdelingen Development, Business Intelligence en Training & Consultancy en op elke afdeling heeft de coronacrisis impact. In dit blog wil ik inzoomen op de afdeling Training & Consultancy en in het bijzonder op de invloed van de coronacrisis op de implementaties van onze QicsMilestones software.

QicsMilestones

QicsMilestones wordt ingezet bij zakelijke dienstverleners voor het ondersteunen van het plannings-, urenregistratie- en facturatieproces en levert de bijbehorende managementinformatie. Een groot deel van het klantenbestand bestaat uit Accountantskantoren en ICT-bedrijven. Overigens kunnen detacheerders en diverse andere zakelijke dienstverleners ook prima met de software uit de voeten.

Implementaties

Bij het implementeren van QicsMilestones zijn vaak meerdere key-users of is een projectteam betrokken en er is veel overleg tussen de Qics consultants en de klant. Bij deze gesprekken wordt duidelijk hoe de klantsituatie eruitziet, de bedrijfsprocessen verlopen en hoe de key-users worden opgeleid. Tegelijkertijd ontstaat er over en weer vertrouwen, wat belangrijk is bij het implementatieproces. Er worden veelal wijzigingen aangebracht in het ondersteunen van de primaire werkprocessen en daarbij is vertrouwen in de samenwerking van groot belang. Kortom, overlegsituaties tijdens de implementatie moeten goed worden gefaciliteerd om tot een optimaal eindresultaat te komen. Normaal gesproken gebeurt dit allemaal op locatie van de klant, maar tijdens deze crisis kunnen afspraken op locatie helaas niet doorgaan. Zowel klanten als Qics willen wel graag door kunnen, dus zijn we op zoek gegaan naar andere manieren om implementaties door te laten gaan met behoud van kwaliteit.

Implementaties & corona

Kunnen contactmomenten niet op locatie, dan moet het op afstand. Uiteraard kunnen we altijd bellen en mailen, maar elkaar zien voegt veel toe in de communicatie. Om elkaar toch live te zien en te spreken hebben wij Microsoft Teams ingezet bij onze projecten. De geplande fysieke implementatiedagen zijn omgezet naar Teams-meetings en dagen zijn opgeknipt in meerdere sessies per dag van één of enkele uren. Een aantal implementaties die reeds voor coronatijd zijn gestart op locatie van de klant zijn met de nieuwe Teams werkwijze voortgezet, maar ook volledig nieuwe implementaties zijn opgestart tijdens de coronacrisis. Deze laatste implementaties zijn dus volledig uitgevoerd zonder dat we op locatie bij de klant zijn geweest. Enkele van deze implementaties zijn inmiddels vrijwel volledig live en naar tevredenheid van de klant uitgevoerd. Ter illustratie twee voorbeelden van bedrijven met enkele quotes van de betrokken functionarissen.

LC Engineers & Consultants BV is een internationaal IT-bedrijf. Voor de eigen projecten is LC gewend om op afstand te werken en hiervoor wordt vaak video conferencing gebruikt. Ze hebben een voorkeur voor afspraken op locatie, maar is video conferencing praktischer, dan wordt dat ingezet. De implementatie van QicsMilestones bij LC is door de coronamaatregelen volledig op afstand uitgevoerd en de software wordt inmiddels ingezet voor het proces van urenregistratie tot en met facturatie. "De implementatie van QicsMilestones via Microsoft Teams is prima verlopen en we zijn zeer tevreden”.

Een ander voorbeeld is de implementatie van de QicsMilestones planningsmodule bij Lansigt Accountants en belastingadviseurs. Ook deze implementatie is vanaf de kennismaking tot en met de livegang op afstand gerealiseerd. Hun reactie op de vraag hoe ze de implementatie hebben ervaren was: “to the point, effectief, efficiënt” en ze hebben niets gemist tijdens het implementatieproces. Videomeetings waren wel voorwaarde voor het overleg. Implementeren kan niet zonder elkaar te zien.

Succesvol

Het is in deze coronatijd voor iedereen zoeken naar nieuwe mogelijkheden om business te genereren en uit te voeren. Wij zijn voor het uitvoeren van de implementaties van QicsMilestones erg blij dat we dit op afstand kunnen voortzetten en vooral ook blij met de tevreden klanten. Het is zelfs waarschijnlijk dat Microsoft Teams voor onderdelen van de implementaties in de toekomst ingezet blijft worden. Uiteraard kijken ook wij er naar uit om weer op locatie afspraken te kunnen maken. Er gaat niets boven face-to-facecontactmaar tot die tijd kunnen we onze implementaties prima op afstand doorgang laten vinden en zijn we u ook graag op deze wijze van dienst! 

Wellicht is het door de coranacrisis iets rustiger binnen uw bedrijf. Dan is dit een prima moment om QicsMilestones te implementeren. Onze consultants staan tot uw beschikking. 

Tags: Algemeen Accountancy ICT & Consultancy

Blijf op de hoogte

Volg QicsMilestones

Wilt u weten waarom wij de beste oplossing voor uw kantoor of bedrijf zijn op gebied van uren & facturatie? Schrijf u nu in:

Bezoekers vonden ons via

Branche-keuze

Momenteel ziet u content voor de branche
Accountancy