Wanneer u gaat werken met een systeem voor urenregistratie, is de koppeling met de financiële administratie een belangrijk onderwerp. U wil immers dat de geschreven uren op de correcte manier financieel verantwoord worden, zonder dubbele invoer en zonder fouten.
In dit artikel geven we aan waar u op moet letten om een goede koppeling tussen de financiële administratie en de project- en urenadministratie te realiseren en met welke vraagstukken u te maken krijgt.
Wil ik boekingen of facturen koppelen?
De meeste organisaties zullen in ieder geval de omzet uit de uren automatisch door willen boeken naar de financiële administratie. De eerste vraag die u zich daarbij kunt stellen is welk pakket verantwoordelijk moet worden voor de facturatie.
Daarbij moet u natuurlijk eerst weten of het urenregistratiesysteem wel kan factureren en voldoende gerelateerde functies biedt voor bijvoorbeeld factuurlay-outs, e-billing en btw-berekening. Als het tijdregistratiesysteem de facturatie kan verzorgen, hoeven in principe alleen verkoopboekingen te worden aangemaakt in het financiële systeem. Dit leidt over het algemeen tot een eenvoudige koppeling omdat niet alle detailinformatie overgenomen hoeft te worden.
Desondanks kunnen er redenen zijn om in de financiële administratie facturen aan te maken. Als het urenschrijfsysteem geen facturen kan maken, is het nodig dat alle factuurinformatie vanuit het urenregistratiepakket wordt geëxporteerd naar het financiële systeem. Ook als u voor rapportagedoeleinden meer detailinformatie in het grootboek wilt hebben, kan het een optie zijn om de facturen niet in het urenschrijfsysteem aan te maken. In dat geval moet minimaal alle informatie die u op de factuur wil afdrukken, overgenomen worden in het financiële systeem. Dat is in de praktijk niet altijd mogelijk. Een optie is dan om de factuur wel uit het financiële systeem te laten komen, maar een specificatie mee te sturen uit het urenregistratiepakket.
Hoe verdeel ik de omzet over periodes?
Een factuurkoppeling zal in beginsel altijd uitgaan van de factuurdatum om te bepalen in welke periode de factuur financieel moet worden verantwoord. In veel gevallen wilt u de omzet echter boeken in de periode waarin de uren daadwerkelijk zijn gemaakt. Als u de uren maandelijks achteraf factureert, is de kans groot dat de factuurdatum in een andere maand valt dan de uren waarop de factuur betrekking heeft. Handmatig corrigeren is natuurlijk altijd een optie, maar het is wel zo fijn als de koppeling tussen de urenregistratie en de financiële administratie hier al rekening mee houdt.
U kunt zelfs nog een stapje verder gaan en de omzet boeken voordat de factuur de deur uit is. Het urensysteem boekt in dat geval alle geschreven uren op ‘omzet’ aan ‘nog te factureren’. Als de factuur wordt verstuurd wordt de rekening ‘nog te factureren’ weer afgeboekt. Zo krijgt u van dag tot dag inzicht in de stand van de omzet in de lopende maand, nog voordat alle uren zijn gefactureerd. Als u een dergelijke methode wilt gebruiken, dient u er zeker van te zijn dat de software deze werkwijze ondersteunt.
Hoe wil ik projecten met vaste prijzen of termijnbedragen boeken?
Naast nacalculatieprojecten kunt u ook projecten hebben die in één of meer termijnen worden gefactureerd. Daarnaast zijn er doorlopende projecten die bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks worden gefactureerd.
Bij dergelijke projecten speelt wederom de vraag hoe de omzet over periodes wordt verdeeld. In het simpelste geval boekt u het hele bedrag in de periode waarin gefactureerd wordt. Als de uren die betrekking hebben op dit vaste bedrag in meerdere periodes werden geboekt, is het vaak wenselijk om het bedrag over deze periodes te verdelen. Dat speelt zeker bij jaarlijks terugkerende bedragen. Een derde optie is om het moment van omzet nemen af te laten hangen van de voortgang van het project. U laat de fixed price in delen vrijvallen per periode, afhankelijk van het percentage gereed van het project.
Wil ik ook de kosten van de uren boeken?
De omzet uit uren is natuurlijk maar één kant van het verhaal. Geschreven uren hebben ook een kostencomponent. Als u deze kosten in de financiële administratie ook per project wilt uitsplitsen, is het van belang dat deze kosten ook geëxporteerd kunnen worden vanuit de urenregistratie. Het urenregistratiepakket moet dan wel de mogelijkheid bieden om kostprijzen en grootboekrekeningen vast te leggen. Daarnaast moet u zich bedenken hoe u omgaat met de periode waarin deze kosten geboekt moeten worden. Om een goed beeld te krijgen moet dit aansluiten bij de methode waarop de omzet wordt geboekt.
Onderhanden werk
Het begrip ‘onderhanden werk’ geeft aan hoeveel werkzaamheden zijn verricht, waarvoor nog geen factuur verstuurd is. Met een goed urenregistratiesysteem kunt u dit onderhanden werk op elk moment inzichtelijk krijgen. Zo ontstaat een goed beeld van de nog te factureren werkzaamheden en kunt u per periode, maar ook per medewerker, per klant of project zien hoeveel productie in uren er is geweest en hoeveel daarvan is gefactureerd, welke correcties er hebben plaatsgevonden en hoeveel er is doorgeschoven naar volgende perioden.
U kunt deze onderhanden werkpositie ook in de financiële administratie tot uitdrukking brengen. U zult dan zowel omzet als kosten moeten koppelen en laten boeken op onderhanden werk rekeningen. Er zijn grofweg twee methodes voor onderhanden werk: de ‘contract gereed’ methode en de ‘percentage gereed’ methode. Bij de ‘contract gereed’ methode neemt u de winst op het moment van het versturen van de factuur. Bij de ‘percentage gereed’ methode neemt u de winst op basis van het percentage gereed van het project.
Als u zowel de kosten als de opbrengsten in de koppeling naar de financiële administratie opneemt en de omzet neemt op het moment van uren schrijven, dan kunt u ervoor zorgen dat het onderhanden werk in de financiële administratie gelijk loopt met het onderhanden werk in de urenregistratie. U heeft dan in beide systemen gedetailleerd inzicht in de marges per project.
U kunt er natuurlijk ook voor kiezen om in de financiële administratie direct de omzet te boeken en de kosten niet nader uit te splitsen naar project. U kunt dan nog steeds in de urenregistratie deze uitsplitsing opvragen om hetzelfde inzicht te verkrijgen.
Stamgegevens
Een veelal onderschat aspect van een koppeling met de financiële administratie is de koppeling van stamgegevens. Er zijn tal van gegevens die in beide systemen overeen moeten komen om een goede koppeling te kunnen realiseren. Voor een koppeling op basis van boekingen in het verkoopboek gaat het in ieder geval om debiteuren, grootboekrekeningen, dagboeken, valuta, btw-codes, kostenplaatsen en kostendragers. Als een koppeling op basis van facturen wordt gemaakt, moet u ook denken aan medewerkers, artikelen, projecten, betalingscondities, landen, talen en aanspreektitels. De mogelijkheden (en onmogelijkheden) zullen per systeem of combinatie van systemen flink verschillen. Het is dan ook goed om ook deze stamgegevens voldoende aandacht te geven, omdat deze vaak voor een belangrijk deel de mogelijkheden en beperkingen van een systeem bepalen.
Overige projectkosten
Een project bestaat vaak uit meer dan alleen uren. Denk daarbij aan voorrijkosten, hotelovernachtingen of declaraties van maaltijden, maar ook aan bijvoorbeeld gebruikte materialen tijdens een opdracht. Als uw urenregistratiesysteem dergelijke functionaliteit bevat, is het van belang na te gaan of deze kosten ook gekoppeld kunnen worden aan de financiële administratie als omzet en kosten.
Een aantal van dergelijke kosten wordt als eerste geboekt in de financiële administratie (bijvoorbeeld een hotelovernachting). Als dit in uw situatie vaak het geval is, is het nuttig als het urenregistratiesysteem ook een import van financiële boekingen op projecten ondersteunt. U kunt de gemaakte kosten inlezen, automatisch laten boeken op het project en daarna factureren aan de klant.
Inhuur van medewerkers
Een bijzonder geval van extra projectkosten is, als deze kosten bestaan uit de uren van ingehuurde mensen. U kunt deze mensen toegang geven tot de tijdsregistratie en uren laten boeken op uw projecten. Dit maakt de facturatie van deze uren het meest eenvoudig.
Aan de inkoopkant ontvangt u voor deze externe medewerkers ook inkoopfacturen. Als uw urenregistratiesysteem dit ondersteunt, kunt u deze facturen matchen met de kostprijs van de gemaakte uren van deze medewerkers en kunt u deze facturen weg laten vallen tegen het onderhanden werk. Zo ontstaat een mooie controle tussen de inkoop- en verkoopfacturen van ingehuurde medewerkers.
Valuta
Wanneer uw klanten zich ook buiten de eurozone bevinden, is het van belang goed na te denken over de valuta die moet worden gebruikt voor de koppeling. Moet er richting de financiële administratie altijd in de basisvaluta worden geboekt of in de facturatie valuta? En op welk moment moet de koers worden vastgesteld?
Meerdere administraties
Wanneer uw financiële administratie is onderverdeeld in verschillende juridische entiteiten, is het raadzaam u ook te verdiepen in de mogelijkheden die een urenregistratiesysteem op dat gebied heeft.
U wil graag één centrale urenregistratie hebben die, afhankelijk van waar de medewerker in dienst is, de juiste boekingen naar de juiste financiële administratie stuurt. Vooral wanneer projecten en medewerkers tussen administraties worden uitgewisseld, kan dit behoorlijk complex worden. Er moeten in dat geval intercompany boekingen worden aangemaakt om kosten en omzet over de juiste administraties te verdelen.
Er is een aantal zaken om goed op te letten bij intercompany boekingen:
Is het mogelijk om een apart ‘intercompany’ tarief aan te geven per medewerker (naast de verkoop- en kostprijstarieven)?
Kunnen de projecten uit de ene divisie worden gekoppeld aan projecten van de andere divisie?
Volgen de kostenplaatsen en kostendragers de medewerker of het project?
Is het nodig dat de divisies hetzelfde grootboekschema of dezelfde artikelstructuur hebben?
Documenten
Naast gegevens produceert een urenschrijfsysteem ook documenten. Denk hierbij aan de facturen, maar ook aan bijvoorbeeld ondertekende werkbonnen of opdrachtbevestigingen. Vaak is het nodig dat deze documenten ook in de financiële administratie worden opgenomen als bijlage van de bijbehorende boekingen.
Technische vraagstukken
Naast al deze functionele aspecten spelen er natuurlijk ook nog technische aspecten mee. Hieronder een korte opsomming van een aantal aspecten waar u aandacht aan moet besteden bij een koppeling tussen de projectadministratie en de financiële administratie:
Is de koppeling onderdeel van de standaard programmatuur, of op maat gemaakt? Vooral in het laatste geval is het van belang om na te gaan hoe het zit met updates, onderhoud en support. Wat als u een nieuwe versie van de financiële software gaat gebruiken?
Kunt u zelf nog zaken instellen in de koppeling, of is alles voorgedefinieerd? Moet u voor een configuratiewijziging een consultant inhuren, of kunt u zelf de parameters aanpassen?
Hoe kunt u controleren of de koppeling werkt? Is er een logboek of een monitor applicatie? Kunt u controleverslagen produceren die de aansluiting tussen de systemen aantoont?
Welke techniek wordt gebruikt voor de koppeling en welke eisen stelt dit aan de infrastructuur (bandbreedte, servercapaciteit, operating systeem)?
Als beide systemen in de cloud staan, is het dan ook mogelijk om de koppeling zelf in de cloud te hosten? Zijn daar extra kosten aan verbonden? Als het niet mogelijk is, let dan op de benodigde lokale infrastructuur.
Is er een extra licentie nodig voor de koppeling?
Met welke frequentie worden gegevens gesynchroniseerd? Is dit direct of één keer per dag? Hoe sluit dit aan bij je administratieve processen?
Veiligheid is altijd een issue, maar zeker als één of beide systemen in de cloud draaien, is het van belang dat de gegevens veilig en versleuteld worden uitgewisseld.
Conclusie
Het realiseren van een goede koppeling tussen het urenregistratiesysteem en het financiële systeem kan u veel tijd en geld besparen. Zelfs voor een relatief eenvoudige koppeling is er een groot aantal zaken waar u op moet letten. Voordat u een urenregistratiepakket koopt, is het daarom van belang om voldoende aandacht te besteden aan de koppeling met uw financiële administratie. Welke mogelijkheden moet deze koppeling bieden, wat zijn de ‘must haves’ en ‘should haves’? We hopen u met dit document de nodige handvaten te hebben gegeven om een goede beslissing te nemen.
