Ik zat bij een klant om de tafel die wilde weten hoe we de projectbewaking in zijn bedrijf konden optimaliseren. Het gesprek kwam al snel op de verschillende uurartikelen die zijn projectmanagers aanmaakten. Projectmanagers beslisten zelf over uurartikelen en maakten voor ieder project nieuwe codes aan. Het aantal artikelen liep hierdoor inmiddels over de duizend.
Een onderdeel van het advies was dan ook om na te denken over één uniforme lijst die beduidend korter zou zijn. De directeur in kwestie was sterk terughoudend. Hij wilde de projectmanagers niet onnodig op de tenen trappen. Projectmanagers wisten immers het beste wat de cliënten op de lay-out willen zien.
Je gaat niet ineens broodjes verkopen
Ik ben het daar niet mee eens. Ieder bedrijf heeft een core business die bestaat uit een aantal vaste werkzaamheden. Een relatief klein deel van de werkzaamheden zijn niet standaard. Een accountancybedrijf verzorgt de administratie en controleert de jaarrekening. Een softwarebedrijf bouwt, test en onderhoud software. Een uurartikel “broodjes verkopen” komt niet voor.
De voordelen van een vaste rubricering zijn:
Eenvoud van beheer
Hoe kleiner het aantal uurartikelen, des te minder je hoeft te beheren. In het voorbeeld hierboven moesten artikelen periodiek worden geblokkeerd. Veel artikelen hadden vergelijkbare omschrijvingen, zoals “Consult”, “Advisering” en “Ontwerp van advies”. Al deze omschrijvingen hadden beter vervangen kunnen worden door één uurartikel.
Correcte invoer van uren
Het invoeren van uren moet gewoonweg zo simpel mogelijk gebeuren om de kans op foutieve invoer te verkleinen. Als een urenschrijver bij ieder project gaat nadenken over welke code beter is om in te vullen, duurt het langer voordat de uren in het systeem staan. Als bij ieder project een ‘advies ’element voorkomt waarvan de terminologie eenduidig is, is het invullen van uren een stuk eenvoudiger.
Duidelijke, transparante facturatie
De offerte is opgedeeld in een aantal onderdelen die de klant duidelijk maken welke werkzaamheden tegen welke kosten worden uitgevoerd.
De geschreven uren komen met dezelfde omschrijvingen (lees: artikelen) terug op de factuur(specificatie) en de cliënt kan in één oogopslag zien dat de gefactureerde uren overeenkomen met hetgeen in de offerte is aangeboden en afgesproken.
Goede projectbewaking
De budgettering komt overeen met de offerte, waardoor de geschreven uren inzicht geven in de marge tussen budget en realisatie. Door de lijn vanuit de offerte door te trekken, ontstaat de mogelijkheid te vergelijken tussen individuele werkzaamheden en projecten. Projectmanagers kunnen hiervan leren en hoeven niet bij ieder project opnieuw het wiel uit te vinden.
Managementinformatie
Rapporteren over projecten heen geeft inzicht, want de artikelen die gebruikt worden zijn vergelijkbaar (ongeacht het project). Hierdoor kan ook beter worden ingeschat of de afgesproken prijzen in de toekomst aangepast moeten worden en welke projectmanagers ondersteuning nodig hebben bij het realiseren van de projecten.
Na al deze argumentatie was de directeur overtuigd dat ik geen zoete broodjes stond te bakken en in plaats daarvan heb ik ‘Advies’ op de factuur gezet!
