Capaciteitsplanning is een essentiële stap om grip te krijgen op je bedrijfsvoering. In dit blog vertelt Eddy Plasier, directeur bij Qics, waarom je met Excel en Outlook simpelweg tekortkomt als je alle aspecten van je dienstverlening op een geïntegreerde manier wilt beheren.
Plannen in Outlook en Excel
Veel accountantskantoren en andere zakelijke dienstverleners plannen in Outlook en Excel. In gesprekken horen wij dan: dat werkt toch goed genoeg? Waarom zouden we investeren in een geavanceerde capaciteitsplanningstool? Ik ben van mening dat er wel een andere, doeltreffender manier van plannen is.
Het detailniveau van Outlook
In Outlook – of een vergelijkbare online agenda – plan je ook, dat klopt, maar daarin hou je per dag, zelfs tot op het uur, bij wat je gaat doen. In de meeste gevallen is dat zelfs inclusief je privéafspraken. Daarin schuilt precies het probleem: dat is veel te gedetailleerd, daar gaat capaciteitsplanning niet over. Capaciteitsplanning draait om het toewijzen van grotere brokken werk aan teams en aan individuen in een bepaalde periode. Dat gaat eerder om 'deze week' of 'deze maand' dan om ‘maandagochtend om 10 uur’. Als je als planner bij een grote dienstverlener praat over werk dat moet gebeuren, wil je dat dat werk bij de juiste persoon komt en dat het op tijd af is zodat je een tevreden opdrachtgever hebt. Het zal je weinig kunnen schelen op welke dag dat exact gebeurt en hoe laat. Als je het detailniveau van Outlook probeert na te bootsen met je planningspakket, dan schiet je je doel voorbij en gaat je planning niet werken.
Samenspel van competenties, beschikbaarheden en projectdeadlines
Een effectieve planningstool moet ervoor zorgen dat het juiste werk bij de juiste mensen wordt geplaatst. Dit is een samenspel van competenties, beschikbaarheden en projectdeadlines. Het doel is om ervoor te zorgen dat de bedrijfsactiviteiten soepel verlopen en dat deadlines en budgetten worden gehaald, zonder dat je als planner in details verzandt of aan micromanagement doet. Natuurlijk zijn er gevallen waarin je op dagniveau plant, denk aan officiële vrije dagen zoals tweede kerstdag. Dat valt echt elk jaar weer op 26 december. Maar het laatste wat je wilt als planner, is je druk maken op welke dag je collega’s hun werk doen. Als een consultant op maandag een klantbezoek heeft ingepland, maar dat verschuift door omstandigheden naar de dinsdag, heeft dat geen enkele invloed op het budget of de projectdeadline. Een goede capaciteitsplanning gaat over een hoger abstractieniveau.
Geïntegreerde planningstool
Een ander nadeel van plannen in Outlook is dat afspraken niet zijn gekoppeld aan projecten. Je projectadministratie staat los van Outlook en je kunt dus niet in één oogopslag zien hoeveel er is gepland of hoeveel uren er al zijn besteed. In een geïntegreerde planningstool komt alles samen: wat al is besteed, wat nog in de toekomst ligt, en hoe het staat met de bijbehorende budgetten. Hiermee kun je verder vooruitkijken en direct zien of zaken volgens plan verlopen of dreigen mis te gaan.
Capaciteitsplanning met Excel
Er zijn ook veel dienstverleners die Excel gebruiken voor de capaciteitsplanning, daarover schreef Berry Zwaan al eerder een blog. Natuurlijk kun je Excel gebruiken, maar dat heeft ook z’n beperkingen. Het is, net als Outlook, niet geïntegreerd met je projectadministratie. Ook in Excel kun je niet eenvoudig zien wat er nog in de planning staat ten opzichte van wat al is besteed. Het is lastig om de beveiliging en rechten goed in te stellen. Je werkt immers met één spreadsheet, waarbinnen het onmogelijk is om differentiatie in rollen aan te brengen.
De toekomst van capaciteitsplanning
Mijn voorspelling is dat steeds meer organisaties capaciteitsplanning als een volgende stap zien op weg naar grip op de bedrijfsvoering. Goede capaciteitsplanning houdt niet alleen rekening met projecten, maar gaat ook over zaken als ziekteverzuim, vakanties en interne projecten. Als je al deze elementen op een geïntegreerde manier wilt beheren, kom je met Excel en Outlook simpelweg tekort.
Goede planning is een businessvraagstuk
De keuze voor een goede planningsoplossing, naast Outlook en als vervanging voor Excel, is meer dan een IT-vraagstuk. Het is vooral een businessvraagstuk. Hoe krijg je grip op je projecten en op welk detailniveau kun je het beste plannen? De sleutel tot een succesvolle planning is de juiste balans: niet te grof, maar ook zeker niet te gedetailleerd.
Meer weten?
Overweeg je de stap te gaan zetten, nodigen we je graag uit om eens met ons te sparren. We delen graag praktijkvoorbeelden van wat echt werkt. Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg.
