Het lijkt wel alsof het eerste half jaar van 2023 voorbij is gevlogen! Voor je het weet is het alweer 2024. Heb je al nagedacht over hoe je het volgend jaar nóg beter gaat doen dan dit jaar? De zomerperiode is hét moment om dat te doen. De drukke periode is achter de rug en je weet waar je valkuilen lagen en wat verbeterpunten zijn. Overweeg je om van software te wisselen? In dit blog vertellen we waarom de zomer een goed moment is om dit in gang te zetten.
Waarom wachten?
De zomerperiode is de perfecte gelegenheid om een upgrade te plannen. De ergste drukte is voorbij, dus waarom wachten tot september of oktober om dan overhaast live te gaan op 1 januari? Gebruik de zomermaanden verstandig. Als je wilt, kun je morgen al beginnen met implementeren.
Implementeren is teamwork
Het overstappen naar een ander systeem voor planning, urenregistratie en facturatie is complexer dan veel mensen denken. Het is geen kwestie van een IT-partij bellen, hun mensen aan het werk zetten en achterover leunen. Helaas werkt het in softwareland niet zo, zoals Ron al eens schreef in zijn blog. Bij de implementatie van nieuwe software moeten twee belangrijke elementen samenkomen: jouw doelstellingen en wensen én de mogelijkheden van de software. Succesvol implementeren kan alleen als we een team vormen. Daarbij is het niet alleen nodig dat je nadenkt over je bedrijfsprocessen en je bedrijfscultuur, je moet ook de tijd nemen om veranderingen te laten landen.
Jouw input is essentieel in het implementatietraject
Natuurlijk kan een IT-partij jouw organisatie ondersteunen, in verschillende gradaties. En ja, we hebben tientallen implementaties achter de rug, dus we weten hoe een goede inrichting eruit ziet, maar toch is jullie input en medewerking essentieel voor het komen tot een goed eindresultaat.
Reserveer voldoende tijd
Hoewel we in theorie een volledig implementatietraject in drie dagen kunnen doorlopen als we een gedetailleerd plan hebben, komt dat in de praktijk vrijwel nooit voor. Hou dus rekening met een doorlooptijd van twee maanden voor een klein kantoor en drie tot vier maanden voor grotere kantoren. Zo weet je zeker dat je een realistische planning maakt. Naast de veranderingen die je organisatie tijdens deze transitie doormaakt, vraagt het ook veel tijd en energie van je medewerkers. Een implementatietraject vindt altijd plaats naast het reguliere werk, weet inmiddels ook het team van Lansigt. Het is belangrijk om voldoende tijd te reserveren.
1 januari is niet heilig
Het is trouwens niet nodig om vast te houden aan 1 januari als deadline wanneer je overstapt naar een nieuw systeem. Het is vergelijkbaar met goede voornemens: 1 januari lijkt de perfecte datum, het begin van een nieuw boekjaar, maar die associatie is puur psychologisch. Op elk moment in het jaar kun je de overstap maken. Moderne rapportagetools maken het mogelijk om 'oude' informatie uit je oude systeem te halen en nieuwe informatie uit QicsMilestones. Het maakt dus helemaal niet uit wanneer je de overstap maakt.
Nieuwsgierig?
Denk je erover om nieuwe software voor urenregistratie, facturatie, planning of projectmanagement te implementeren? Begin dan op tijd met het keuzeproces. Met een gedegen pakketselectievragenlijst, zoals een RFI (Request for Information), wordt de selectie al een stuk gemakkelijker. We helpen je graag op weg met onze basis-RFI. Wil je gewoon eens verder praten? Neem dan gerust contact met ons op. We staan klaar om je te ondersteunen bij het maken van de juiste beslissing voor jouw accountantskantoor.
