De Beer Accountants & Belastingadviseurs helpt ambitieuze ondernemers en organisaties bij het realiseren van financiële en persoonlijke doelstellingen. Will van der Zande is ICT-manager bij De Beer. In dit blog vertelt Will waarom De Beer heeft gekozen voor QicsMilestones en wat de ervaringen met het team van Qics zijn. Ook geeft hij andere accountantskantoren een gouden tip mee: ‘Hou het simpel.’
Rijke historie
Ons kantoor bestaat ruim zeventig jaar en inmiddels zijn we met een team van zo’n honderd medewerkers. We zijn gevestigd in het centrum van Tilburg, in een prachtige voormalige muziekschool met een rijke historie. Zelf ben ik al bijna dertig jaar verantwoordelijk voor alle producten en diensten van De Beer die te maken hebben met automatisering, applicatiebeheer, ICT-infrastructuur en facilitair beheer. Ik weet wat accountants willen en hoe ze over veranderingen denken.
Overstap naar de cloud
In 2020 zijn wij volledig naar de cloud gemigreerd. Dat betekent dat ik me alleen nog maar bezighoud met procesoptimalisatie, nieuwe ontwikkelingen, implementaties, trainingen, dat soort werk. Alles wat met techniek te maken heeft, wordt door onze IT-partner geregeld. We werken met Microsoft 365 en ook voor onze overige dienstverlening gebruiken we uitsluitend nog cloudapplicaties.
Nieuwe oplossing voor CRM, documentmanagent en urenverantwoording
Tot dat moment gebruikten we Alure, maar daar waren we steeds minder tevreden over. We hebben toen Full Finance gevraagd ons te begeleiden bij de zoektocht naar een nieuwe oplossing voor CRM, documentmanagent en urenverantwoording. De nieuwe oplossing moest passen bij onze cloudambitie, maar daarnaast hebben we met een groep collega’s nog een hele lijst met wensen en eisen opgesteld. Op basis daarvan hebben we een shortlist gemaakt van pakketten die daarbij aansloten. Ondanks dat wij traditioneel gezien een best-of-breed-kantoor zijn, hebben we ook gekeken naar aanbieders van totaaloplossingen.
Onder de indruk van de eenvoud van QicsMilestones
Uiteindelijk hebben we er in 2021 voor gekozen om AuditCase – voor klantinformatie en documentmanagement – te combineren met QicsMilestones. We waren allemaal direct onder de indruk van de eenvoud van QicsMilestones, de gebruikersvriendelijkheid, de interface, de uitstraling. Het duurde niet lang om te besluiten dat dat ons nieuwe pakket voor urenregistratie moest worden.
Mogelijkheden van de nieuwe software benutten
Bij de implementatie hebben we wel wat harde noten moeten kraken. Na dertig jaar ervaring bij De Beer heb ik aardig door hoe accountants denken over veranderingen en vernieuwingen en dat heeft bij de implementatie voor de nodige uitdagingen gezorgd. Zowel het team van Qics als de mensen van Full Finance probeerden ons te overtuigen dat we niet de nieuwe software aan onze bestaande processen moesten aanpassen, maar andersom. We moesten de mogelijkheden van de nieuwe software benutten om onze processen af te stoffen en te optimaliseren. Klinkt logisch, maar toch is dat voor ons een valkuil gebleken.
Verschil in denkwijze
Zo bleek bijvoorbeeld dat wij anders over omzet en onderhanden werk denken dan Qics. Bij ons is iets omzet wanneer er uren gemaakt worden en bij Qics is iets omzet als het gefactureerd wordt. Ook met voorschotten werken we net iets anders dan Qics dat doet. Uiteindelijk hebben we besloten dat onze definities leidend moeten zijn. Gelukkig was Berry Zwaan onze implementatieconsultant. Hij heeft het optimale uit QicsMilestones weten te halen, terwijl hij toch zo dicht mogelijk bij onze wensen wist aan te sluiten. Nu, jaren later, lopen we nog steeds tegen de gevolgen van onze keuzes aan. Zo zijn er een aantal maatwerkrapporten die we voor ons hebben laten bouwen, die specifiek voor ons onderhouden moeten worden.
Implementatie van een leien dakje
De uiteindelijke implementatie ging van een leien dakje. De gebruikersvriendelijkheid van het pakket is zó goed dat onze mensen voldoende hadden aan een uurtje uitleg in groepsverband. Het pakket is zó intuïtief dat iedereen er heel snel zelf mee aan de slag kon. We hebben wel nog even zitten stoeien met het importeren van historie vanuit het oude urenpakket. Hoe ver ga je daarin terug en hoe vertaal je de data? Maar ook dat is dankzij de voortreffelijke import- en exportfuncties van QicsMilestones allemaal goed gekomen.
Van urenregistratie naar facturatie en planning
Initieel gebruikten we QicsMilestones voor onze urenregistratie en facturatie. Het was nog wel even een uitdaging om alle accountants zo ver te krijgen om digitaal te factureren. Eerlijk gezegd zijn er nog steeds een paar die een stapel papier mee naar huis nemen, maar sommige heilige huisjes moet je als IT-er ook niet omver proberen te gooien. Sinds 1 juli staat ook de planning in Qics. Die optie hebben we in 2021 ook al bekeken, maar op dat moment was de planningsmodule nog volop in ontwikkeling. We hebben toen onze wensen gedeeld en we waren eind vorig jaar blij verrast dat die grotendeels in de software verwerkt waren. We hebben onze Excel-planning overgezet naar QicsMilestones en daarmee de volgende stap gezet naar de optimalisatie van onze processen.
Huidige ervaring met Qics
Het pakket QicsMilestones wordt continu doorontwikkeld. Daarnaast is onze ervaring dat het team van Qics echt luistert naar onze wensen en ervaringen. Het is een heel flexibel pakket. Vrijwel alles kan naar Excel geëxporteerd worden – dat blijft toch het lievelingspakket van de gemiddelde accountant – om op die manier gegevens te bewerken of te rapporteren. Het kent koppelingen naar veel andere pakketten, zoals AuditCase, Exact Online en Power BI, de pakketten die wij gebruiken. Die koppelingen doen ook echt wat ze moeten doen, zonder problemen.
Hou het simpel
Een les die we hebben geleerd: we hebben ons te veel laten leiden door onze bestaande processen. Daardoor hebben we nu een relatief complexe inrichting met veel projectsoorten en facturatieafspraken. Regie, fixed fee en abonnementen lopen bij ons in veelvoud door elkaar heen en dat maakt dat het declaratieproces zich lastig laat standaardiseren. Als je begint met QicsMilestones, denk daar dan goed over na. Het beste advies dat ik kan geven, is: luister goed naar de consultants van Qics. Hou het simpel!
