5 succesfactoren voor een succesvolle software-implementatie

De afgelopen jaren hebben wij, als softwarebedrijf, veel ervaring opgedaan met implementeren van software. Wij hebben honderden malen dezelfde software geïmplementeerd. Zowel bij kleine bedrijven als bij grote bedrijven, zowel on premises als in de cloud. Sommige implementaties bleven ver onder budget en binnen de gestelde deadlines, terwijl bij andere implementaties de budgetten overschreden zijn en de deadlines keer op keer verschoven. Natuurlijk is er niet één oorzaak of één partij aan te wijzen die ‘schuldig’ is aan de overschrijdingen. Wel hebben we hier heel veel van geleerd. Bij succesvolle implementaties werd altijd voldaan aan een aantal belangrijke randvoorwaarden. Deze succesfactoren delen we graag met u, zodat u bij een software-implementatie de handvatten heeft om het project binnen budget en de gestelde deadlines af te ronden.

1. ‘Begin with the end in mind’

Er is altijd een bedrijfsmatige reden om überhaupt software aan te schaffen en in gebruik te nemen. Definieer vooraf de doelen die u wilt bereiken met het inzetten van de software. Bijvoorbeeld: ‘Ik wil dat we met behulp van deze software iedere derde werkdag van de nieuwe maand de facturatie afgerond hebben’. Dat doel moet u tijdens de hele implementatie voor ogen houden. Als er tussentijds keuzes moeten worden gemaakt (bijvoorbeeld het al dan niet implementeren van een work-around om exotische prijsafspraken te kunnen factureren), moet u het gedefinieerde doel zwaarder laten wegen dan al het andere. Neem in dit voorbeeld dus liever afscheid van de exotische prijsafspraak, dan dat u het snel kunnen afronden van de maandafsluiting in gevaar brengt.

2. Houd de inrichting zo simpel mogelijk

Vaak is de verleiding groot om de software zo in te richten, dat het is voorbereid op alle mogelijke rapportagevraagstukken en alle mogelijke uitzonderingssituaties. Het is beter om eerst voor een sobere, zo eenvoudig mogelijke inrichting te kiezen. Ga daar eerst mee werken. Als later blijkt dat er echt meer complexiteit moet worden toegevoegd, kan het altijd nog. Bedrijven die voor een zo eenvoudig mogelijke inrichting kiezen en complexiteit zo veel mogelijk buiten de deur houden, kiezen voor standaardisatie en efficiency. Dat zorgt niet alleen voor een snellere implementatie, maar ook voor een hoger rendement van het inzetten van de software.

3. Benoem key-users

Zonder key-users worden er geen beslissingen genomen, is er geen centraal aanspreekpunt (zowel intern als voor de partij die de software-implementatie begeleid) en wordt er onvoldoende kennis opgebouwd. Het aanstellen van key-users die geen beslissingen mogen (of kunnen) nemen werkt contraproductief. Denk dus goed na over wie bij uw organisatie de key-users gaan worden. Geef ze duidelijke doelstellingen mee en een mandaat om beslissingen te nemen, voor het geval er binnen de organisatie tegenstrijdige eisen en wensen naar voren komen. Maak ze medeverantwoordelijk voor het budget en de deadlines. Als u dat niet doet, of als de key users niet in staat zijn om de juiste beslissingen te nemen, zal het naar alle waarschijnlijkheid een lange en voor alle betrokkenen frustrerende implementatie worden.

4. Laat de software leidend zijn

Bij het selecteren van nieuwe software zijn uw bedrijfsprocessen leidend. U gaat immers op zoek naar de software die het beste aansluit bij uw bedrijfsprocessen. Als de keuze eenmaal is gemaakt en de implementatie is gestart, is het aan te raden om de software leidend te laten zijn. Dat is even schakelen, want het is een stuk makkelijker om de software te diskwalificeren op sommige punten. Maar als u de (on)mogelijkheden van de software niet leidend laat zijn, ligt het gevaar op de loer dat u op sommige vlakken zoveel capriolen moet uithalen om een bestaand proces in te richten in de software, dat de werking te complex wordt. Denk dan niet alleen aan de kosten om dat specifieke proces geïmplementeerd te krijgen, maar ook aan de tijd en de kosten om het proces draaiend te houden en om de specifieke kennis te borgen. Vergelijk het met een verhuizing: u hoeft niet alles mee te verhuizen, het is ook een mooi moment om afscheid te nemen van sommige spullen.

5. Investeer in kennis

Het is altijd lastig om te bepalen hoeveel kennis u moet ‘inhuren’ voor een implementatie. U wilt niet meer geld uitgeven dan noodzakelijk en bovendien wilt u ook intern kennis opbouwen, om te voorkomen dat u na de implementatie voor alle wissewasjes een consultant in moet huren. Aan de andere kant wilt u zeker weten dat er maximaal gebruik gemaakt gaat worden van de software en dat de gekozen inrichting de juiste is. Het beste is om de implementatie te laten begeleiden door een specialist, maar om hem/haar zo min mogelijk ‘het werk’ te laten doen. Gebruik de specialist:

  • om een stappenplan op te stellen (wat leidt tot de onder punt 1 benoemde doelen).

  • om te bepalen welke werkzaamheden u zelf kunt doen en welke beter door de specialist gedaan kunnen worden.

  • om de inrichting tussentijds te controleren.

  • om als vraagbaak te dienen voor de key users en om uiteindelijk een fiat te geven op het eindresultaat.

Laat voor de rest zoveel mogelijk het werk door de key-users doen. Laat ze zich verdiepen in de software, laat ze zich goed voorbereiden op de implementatie en zorg ervoor dat er aan het einde van de implementatie voldoende kennis in huis is om vragen van de gebruikers te kunnen beantwoorden. Kortom: gebruik de specialist als coach, maar loop zelf de route.

Plaats een reactie

 *
 *
 *
 *

Probeer het nu zelf

× Registratie gelukt! U ontvangt zo snel mogelijk een e-mail met daarin de benodigde gegevens.
× Registratie mislukt

Blijf op de hoogte

Blijf op de hoogte

Schrijf u nu in voor de nieuwsbrief en krijg informatie over de nieuwste ontwikkelingen

× Aanmelding gelukt! U ontvangt binnenkort onze nieuwsbrief
× Aanmelding mislukt

Bezoekers vonden ons via