Niet straks als het rustig is, maar nu?

Gun uzelf een paar minuten tijd (door kennis te nemen van de inhoud van dit artikel) om het antwoord op bovenstaande vraag tot u door te laten dringen.

De start van het nieuwe jaar ligt alweer achter ons. Voor mijn gevoel hebben wij de oliebollen nog maar net achter de kiezen, maar een blik op de kalender leert dat het 1e kwartaal 2016 al weer ver is gevorderd.

De hectiek van onze alledaagse beslommeringen, de piek in jaarrekeningwerkzaamheden in het voorjaar op het accountantskantoor en de facturen die iedere maand de deur uit moeten, het zijn op zich legitieme redenen om nu even niet stil te staan bij de eigen interne organisatie. Toch is dat onverstandig. Ik gebruik regelmatig als beeldspraak dat je eerst moet nadenken welke richting je op loopt, alvorens je gaat rennen om er te komen. Immers, als je de verkeerde kant op rent, moet je nadien wel erg ver teruglopen om uiteindelijk toch op de gewenste plaats van bestemming aan te komen.

Eigenlijk geldt dat ook voor de planning, urenregistratie en facturatie van de werkzaamheden van u en uw medewerkers. Zo wordt de planning van de werkzaamheden nog te vaak gedaan in MS Excel-sheets, wordt het registreren van de gewerkte tijd bij veel bedrijven nog niet ondersteund door smartphones of tablets en is de facturering van de werkzaamheden erg omslachtig, wat een vlotte verzending van de facturen in de weg staat. Hoe eerder een factuur is verstuurd, hoe eerder het geld op uw bankrekening staat…. Dat laatste luistert steeds nauwer omdat de banken sinds het uitbreken van de kredietcrisis niet al te royaal meer zijn in het verstrekken van (werkkapitaal) financiering.

Om tot de gewenste goede interne organisatie te komen, vergt initieel uiteraard wel een kleine extra inspanning, maar deze zult u na het doorvoeren van de gewenste aanpassingen in veelvoud terugverdienen (door structurele tijdbesparing, het maken van minder verwerkingsfouten, meer inzicht in uw productie waardoor betere beslissingen worden genomen, flexibelere facturering waardoor de maximale omzet wordt bereikt etc.).

In dit artikel gaan wij kort in op enkele voor de hand liggende ‘quick wins’ bij inzet van de juiste software voor plannen, tijdschrijven en facturatie.

Plannen

Planning.jpg Bij veel organisaties wordt nog gebruik gemaakt van MS Excel-sheets en planborden voor de planning van de te verrichten werkzaamheden. Onnodig te zeggen dat dit inefficiënt is (zo moet u ieder jaar opnieuw alle gegevens handmatig invoeren, ook voor jaarlijks terugkerende werkzaamheden).

Door verschillende fases van een opdracht vast te leggen in een ‘breakdown structure’ kunt u op taakniveau budgetteren en plannen. Geboekte uren worden afgezet tegen budget en planning. U heeft snel inzicht in wat er is besteed en wat er nog besteed moet worden. Deadline- en budgetoverschrijdingen zijn direct zichtbaar, evenals bezetting, onder- en overcapaciteit. Mocht u willen schuiven in de planning, is direct inzichtelijk welke gevolgen dat heeft voor de overige werkzaamheden.

Zeker in drukke (voorjaars)periodes helpt dit u om uw afspraken en toezeggingen naar klanten na te komen. Op rustige periodes kunt u anticiperen, door snel inzicht in de hoeveelheid uren die planning technisch nog moeten worden ingevuld. Daardoor kunt u tijdig nadenken over acties om deze tijd betaald of anderszins nuttig ingevuld te krijgen. Een uur dat voorbij is, kan achteraf immers omzettechnisch niet meer worden goedgemaakt (net zo goed als bijvoorbeeld een lege hotelkamer ook niet achteraf tot extra omzet kan leiden).

Tijdschrijven

screen-of-an-iphone.pngTijdschrijven zal voor de meeste mensen nooit een hobby worden. De urensoftware dient dus het liefst zoveel mogelijk alle drempels weg te nemen, zodat u en uw medewerkers dagelijks up-to-date zijn en blijven met het verantwoorden van de gewerkte tijd. Alleen zo beschikt u iedere dag over alle benodigde managementinformatie van de lopende projecten/opdrachten.

Hoe neemt u die drempels weg? Laat de geplande uren terugkomen als concepturen in de urenstaat. Denk aan tijdschrijven waar en wanneer u maar wilt via browser, smartphone of tablet. Laat de tijdschrijver alleen die klanten en opdrachten zien waar hij of zij aan werkt. Markeer opdrachten als favoriet om er sneller tijd op te kunnen schrijven. Gebruik bij het tijdschrijven ‘drag en drop’-functionaliteit, of kopieer en bewerk veelgebruikte uren.

Facturering

Het is zaak de maand zo snel mogelijk af te sluiten. Het is belangrijk dat u vanuit de urensoftware met één oogopslag kunt zien of alle uren zijn ingevoerd en dat er automatisch berichten gaan naar degenen wiens uren incompleet zijn. Overigens moet u zich afvragen waarom er niet dynamisch wordt gefactureerd. Waarom wachten met het verzenden van een factuur tot de maand is afgesloten, als dit ook kan nadat een opdracht is afgerond?

De tijd dat er standaard op nacalculatiebasis kon worden gefactureerd, ligt achter ons. Tegenwoordig wordt gewerkt met een verscheidenheid aan prijsafspraken:

  • Vaste bedragen, waarbij u achteraf inzicht wilt in het gemiddeld uurtarief dat u op zo’n opdracht realiseert.
  • Voorschotfacturen en het achteraf verrekenen van de voorschotten.
  • Terugkerende bedragen, zoals abonnementen en contracten. Deze moeten dan wel automatisch kunnen worden geïndexeerd en geprolongeerd.
  • Uurtje factuurtje, waarbij gebruik kan worden gemaakt van zowel medewerker-, project-, werksoort- en klanttarieven als een combinatie hiervan.


‘Value based pricing’ is de nieuwe standaard en uw software voor urenregistratie dient dat te ondersteunen.

Binnen accountantskantoren is het usance dat factuurvoorstellen worden bewerkt, alvorens de definitieve factuur naar de klant te versturen. Het is belangrijk dat af- en bijboeken van aantallen en bedragen worden ondersteund vanuit de software. In de praktijk wordt dit veelal met pen aangegeven (hetgeen eigenlijk niet meer van deze tijd is), waarna een ander de gewenste aanpassingen doorvoert, om vervolgens door de partner goedgekeurd te worden (of weer gewijzigd; in dat laatste geval moeten de oorspronkelijke aantallen en bedragen weer kunnen worden teruggezet. Let op: veel softwarepakketten voor tijdschrijven en facturering ondersteunen deze belangrijke feature niet).

Daarnaast worden in de praktijk factuurregels doorgeschoven, overgeboekt van het ene factuurvoorstel naar een ander, worden details aangepast (zoals medewerkers en omschrijvingen) of factuurregels toegevoegd. Het spreekt voor zich dat de software dit moet faciliteren en dat er geen pen (laat staan handgeschreven aanpassingen) nodig moet zijn om te komen tot de definitieve factuur.

Idealiter moet de declarant op zijn of haar scherm bij het factuurvoorstel ook gelijk te zien krijgen wat er cumulatief al is gefactureerd, wat het budget is en wat er vorig jaar is gefactureerd (zodat hij of zij niet met allerlei lijstjes, mappen e.d. naast zich hoeft te zitten c.q. bij zich hoeft te hebben, als de factuurvoorstellen worden afgewikkeld).

Helemaal efficiënt wordt het als voor standaardwerkzaamheden standaardfactuurteksten worden gebruikt en u de discipline heeft deze teksten ook ongewijzigd te laten. Dan hoeft slechts te worden vastgesteld dat de factuurbedragen binnen de overeengekomen budgetten liggen, waarna de factuur kan worden verstuurd.

Het spreekt voor zich dat uw klanttevredenheid kan worden verhoogd door mooie, heldere facturen te genereren in uw eigen huisstijl, waarbij verschillende factuurlay-outs worden gekoppeld aan verschillende klanten of opdrachten en waarbij kan worden aangegeven of de factuur per e-mail of per post wordt verstuurd.

Ik zie in de dagelijkse praktijk nog heel veel bedrijven en/of accountantskantoren waarbij planning, urenregistratie en facturatie ondergeschoven kindjes zijn, met als gevolg dat er geen of te weinig grip is op de uitvoering van de werkzaamheden en de toets of deze wel binnen de met de klant gemaakte afspraken blijven en ‘last but not least’ onduidelijke en trage facturering. Hoe sneller na afronding van de werkzaamheden een factuur wordt verstuurd en hoe duidelijker deze is, hoe makkelijker en sneller een klant de factuur betaalt.

voorbeeld vragenlijst pakketselectie.PNGU kunt dit eenvoudig realiseren door vast te stellen dat u met de juiste software werkt, waarbij planning, urenregistratie en facturering geïntegreerd zijn en u en uw medewerkers het gevoel hebben dat de software er voor u is in plaats van andersom.

Mocht u nu tot de conclusie komen dat het inderdaad tijd is de door u gebruikte software eens kritisch tegen het licht te houden, wijs ik u er nog op dat bij de selectie van het juiste softwarepakket veelal gebruik wordt gemaakt van een RFI pakketselectie (Download een voorbeeld vragenlijst om u hiermee op weg te helpen). Bedenk hierbij dat als een softwareprogramma aan alle gewenste criteria voldoet (omdat alle gewenste features zijn afgevinkt in de RFI), het nog steeds geen uitgemaakte zaak is dat u uw doel om efficiënt te werken bereikt. Sommige softwarepakketten bieden alle mogelijkheden, maar zijn zodanig complex in gebruik of bewerkelijk dat blijkt dat de gebruikerservaring van het werken met zo’n softwareprogramma negatief is en dat geen enkel of veel te weinig efficiency voordeel wordt bereikt. Het is dus zaak bij de pakketselectie daadwerkelijk de software te testen, alvorens tot aanschaf over te gaan, zodat u zeker weet dat de gewenste functionaliteit en de doelstelling om efficiënter te gaan werken worden gerealiseerd!

Plaats een reactie

 *
 *
 *
 *

Probeer het nu zelf

× Registratie gelukt! U ontvangt zo snel mogelijk een e-mail met daarin de benodigde gegevens.
× Registratie mislukt

Blijf op de hoogte

Blijf op de hoogte

Schrijf u nu in voor de nieuwsbrief en krijg informatie over de nieuwste ontwikkelingen

× Aanmelding gelukt! U ontvangt binnenkort onze nieuwsbrief
× Aanmelding mislukt

Bezoekers vonden ons via