BDO, een wereldwijde organisatie voor accountancy, opereert in 164 landen en gebieden, met een team van meer dan 115.000 professionals. BDO Dutch Caribbean – met het hoofdkantoor op Curaçao en kantoren op Bonaire en St. Maarten – bedient de voormalige Nederlandse Antillen met accountancydiensten, belastingadvies en andere vormen van advies. In dit artikel delen Gerd Glaudemans, Managing Partner bij BDO Dutch Caribbean, en zijn collega Egbert Vos, financieel controller, waarom ze hebben gekozen voor Milestones als oplossing voor urenregistratie en facturatie. Daarnaast vertellen ze waarom ze zo tevreden zijn over de samenwerking met het team van Qics.

Omslachtig en foutgevoelig

Egbert: ‘We werkten al jaren met een pakket om uren te schrijven en te factureren, maar dat was omslachtig en foutgevoelig. Het voldeed totaal niet aan onze efficiëntie-eisen en was complex om mee te werken.’

Terug naar Qics

‘In het verleden hebben we jarenlang met Fortes Time gewerkt,’ vertelt Gerd. ‘We zijn op een gegeven moment overgestapt naar een andere oplossing omdat we het beleid van BDO Nederland wilden volgen. Maar goed, als dat niet voldoet, moet je toch iets anders. Fortes is ons altijd heel goed bevallen, dus zo kwamen we weer bij Fortes terecht.’

Luisteren en meedenken

‘Wat ons vooral deed besluiten weer terug te gaan naar Qics, was de persoonlijke relatie die ons is bijgebleven,’ vervolgt Egbert. ‘De communicatielijnen zijn kort en je kunt altijd iemand bereiken. Het feit dat er überhaupt gereageerd wordt, was voor ons al een verademing in vergelijking met de vorige leverancier. Het Qics-team luistert goed en denkt actief mee. Toen we overstapten, moesten we bijvoorbeeld alle stamgegevens overzetten. De medewerkers van Fortes hebben ons geholpen dat zo efficiënt en effectief mogelijk te doen.’

Razendsnelle implementatie

Gerd: ‘De implementatie verliep echt supersnel. We namen in oktober 2023 het besluit om over te stappen. Vaak kost de implementatie van een nieuw pakket al gauw een half jaar. Zelfs met alle vrije dagen die er zijn in de tweede helft van december, is het gelukt om binnen twee maanden alle basisfunctionaliteit operationeel te krijgen. Op 1 januari van dit jaar waren we live met Milestones voor het schrijven van uren en het factureren. Onze medewerkers op de werkvloer die ermee werken, vinden het een heel prettig systeem. Ook voor hen verliep de overstap heel soepel en ze ervaren het als veel sneller en gemakkelijker dan onze vorige oplossing.’

Betrokkenheid

Egbert: ‘Het is echt een enorme opluchting als je kunt samenwerken met een partij die er alles aan doet om jouw probleem aan te pakken. En natuurlijk moet je dat samen doen, het is altijd een samenspel, maar het is heel fijn als je dan merkt dat die andere partij ook echt committed is en met hart en ziel werkt om tot een goede oplossing te komen. Die betrokkenheid is heel waardevol, dat weet ik inmiddels uit eigen ervaring.’

Toegankelijk, klantvriendelijk en meedenkend

‘Het team van Fortes is erg toegankelijk, klantvriendelijk en denkt actief met ons mee,’ vult Gerd aan. ‘Als we ergens mee zitten, hebben we vaak zelf al een idee van hoe dat opgelost kan worden. Maar Fortes kijkt net even verder, ze geven suggesties of komen met opties waar we zelf nog niet aan hadden gedacht. Dat is echt heel fijn samenwerken. Zo wilden we bijvoorbeeld extra rapportages uit Milestones halen. Dat regelen ze dan voor ons. Natuurlijk kan niet alles, maar daar communiceren ze heel open over. En – minstens zo belangrijk – ze geven ook vooral aan wat er dan wél kan.’

Qics als waardevolle partner voor efficiënte oplossingen

‘Als andere organisaties overwegen om met Fortes een samenwerking te starten, dan kunnen wij dat alleen maar van harte aanbevelen,’ besluit Egbert. ‘Als je werkzaam bent in het domein van urenregistratie en facturatie, is een partner die oprecht geïnteresseerd is in het bieden van op maat gemaakte oplossingen goud waard. Fortes biedt met Milestones een cloudoplossing die perfect past bij onze behoeften.’