Voor een goede besluitvorming heb je continu inzicht nodig in budget en realisatie en moet de capaciteit goed worden bewaakt. Veel organisaties vertrouwen hierbij nog op Excel-lijstjes. Voor écht inzicht kies je voor een centrale manier van vastleggen en bijhouden.
Good old Excel
Bij de meeste bedrijven waar wij komen, zijn de processen rondom urenregistratie en facturatie goed geregeld. Maar als het gaat om planning en projectmanagement zien we dat er nog best wat organisaties zijn die vertrouwen op good old Excel. Lijstjes met wie, wanneer beschikbaar is, lijstjes met wie, wanneer op vakantie is, lijstjes met geplande uren, lijstjes, lijstjes, lijstjes. Zie dan maar eens overzicht te houden. Om over inzicht nog maar te zwijgen.
Mogelijkheid om in te zoomen
Voor een goede besluitvorming heb je inzicht nodig in planning en projectmanagement, in budget versus realisatie en in de beschikbare capaciteit. Als je wilt weten hoe een project ervoor staat, moet je niet alleen weten hoeveel uur je al hebt gebruikt, maar ook hoeveel uur je nog op de planning hebt staan. Kom je met dat aantal uur uit om het project af te ronden en hoe verhoudt zich dat ten opzichte van het budget? Als daar iets scheef gaat, wil je kunnen inzoomen. Waar gaat het mis, in welke fase van het project? Door alles centraal vast te leggen en bij te houden, in één systeem, heeft elke stakeholder in het proces precies dát inzicht, dat nodig is om zijn of haar werk goed te kunnen doen. Excel-lijstjes geven je dat inzicht niet.
Virtuele alarmbellen
Stel: je hebt honderd uur gepland voor een project en je hebt vijftig van die uren al besteed. Als de planner nog zestig uur op de planning heeft staan, ga je tien uur tekortkomen. Vertrouwt iedereen op zijn eigen Excel-lijstje, dan komt er een moment dat er ergens iets drastisch misgaat. Houdt iedereen alles bij in een centraal systeem, dan gaat er ergens een virtueel belletje rinkelen en kun je actie ondernemen. Bovendien word je op die manier ‘gedwongen’ op een uniforme manier te werken. Dat brengt de kwaliteit van je organisatie ook nog eens op een hoger plan.
Ook klaar met Excel-lijstjes?
Wil je ook helder inzicht in urenregistratie, facturatie, planning en projectmanagement? Wil je in no time je facturen versturen? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg.
