Milestones ook geschikt voor kleine administratiekantoren

Accuracy Financial Services verzorgt sinds 2006 financiële administraties en alles wat daarbij komt kijken. Er werken nu 3 mensen bij Accuracy. Ieder jaar komen er 20 tot 25 klanten bij.

In januari 2014 is Accuracy gestart met Milestones voor het registreren van de gewerkte uren en het factureren van de dienstverlening. Dat Milestones niet alleen geschikt is voor grote accountantskantoren blijkt uit het gesprek dat wij hebben gehad met Marco Albers, oprichter van Accuracy.

“Voordat we met Milestones aan de slag gingen, werkten we met een ander systeem. Dat functioneerde best goed, maar bood weinig mogelijkheden. Ik kon er bijvoorbeeld niet mee factureren. Ondanks dat ik voor de urenstaten een mooi Excelbestand had gemaakt, had ik het gevoel dat ik dingen miste en daardoor te weinig factureerde.” Het was al snel duidelijk dat Accuracy daarom op zoek moest naar een andere oplossing voor de urenregistratie en facturatie.

Keuze
“Ik had Fortes al eens gezien op een Exact event in het Evoluon. Ik was erg onder de indruk van het oude QicsTime. Toen ik echt op zoek ging naar een ander systeem heb ik meerdere mogelijkheden bekeken, maar had onthouden dat QicsTime precies kon wat ik zocht. Ik was alleen wel echt op zoek naar een cloudoplossing. Toen kwam Fortes met Milestones. De goede prijs-kwaliteitverhouding was voor mij de reden om uiteindelijk voor Milestones te kiezen. Er zijn sowieso weinig andere urenregistratie en –facturatie pakketten in de cloud en die zijn zeker niet zo goed als Milestones.”

“Er zijn weinig andere urenregistratie- en facturatiepakketten in de cloud, bovendien zijn die niet zo goed als Milestones.”

Implementatie
In december 2013 is Milestones bij Accuracy geïmplementeerd en in januari 2014 konden zij aan de slag met urenschrijven en factureren. “De implementatie is vlot en soepel gegaan. Alleen het aanmaken van projecten was heel veel werk*. Wij wilden per klant een project per jaar. Daarbij moesten wij rekening houden met het fiscale jaar, waarbij veel werkzaamheden pas in het volgende jaar worden uitgevoerd. Dat betekent dat wij op een project in het fiscale jaar zelf en in het jaar daarop uren moeten kunnen invoeren. Daarnaast moesten wij – om te kunnen zien of we nog binnen budget bleven - per project uitzoeken hoeveel budget er nog over was. Het daarna op gang brengen van Milestones was appeltje-eitje. Het gebruiksgemak is zo goed dat iedereen eenvoudig uren kan schrijven zonder uitleg.”

Gebruik
Op dit moment gebruikt Accuracy Milestones voor het vastleggen en factureren van de uren. Vanaf 2015 is er één jaar historie opgebouwd en kunnen we meer rapportages gebruiken. Zo kunnen bijvoorbeeld afspraken met klanten voor het 2015 gemaakt worden op basis van de resultaten in 2014.

Er zijn veel bedrijven die bezwaren hebben met het plaatsen van informatie in de cloud. Marco geeft aan hier geen moeite mee te hebben. Natuurlijk vindt hij het wel belangrijk dat de beveiliging van cloudoplossingen goed geregeld is. “Ik weet dat cloud leveranciers hier veel aandacht aan besteden, zodat ik mij niet druk hoef te maken over het plaatsen van mijn gegevens in bijvoorbeeld Exact Online of Milestones. Om probleemloos te kunnen werken in de cloud is een stabiele en snelle internetverbinding een must.”

“Het gebruiksgemak is zo goed dat iedereen eenvoudig uren kan schrijven zonder uitleg.”

“Het enige wat ik op Milestones heb aan te merken zijn de verplichte controles in het facturatieproces. Voor een grote organisatie is dit prima, maar als ik een urenstaat goedkeur, dan hoeven deze uren wat mij betreft niet nogmaals goedgekeurd te worden op een factuur. Er blijven natuurlijk altijd wensen, maar ik denk dat Fortes op de goede weg is.”

Winst
“Ik reserveer nu nog maar één uur voor de facturatie – voor gemiddeld 110 facturen per maand-, terwijl ik daar vroeger 4 tot 6 uur voor nodig had. Dat is directe winst die wij met Milestones hebben behaald. Daarnaast vind ik het fijn dat ik nu kan kiezen voor Best-of-Breed. Liever een pakket van een bedrijf met verstand van uren en een ander pakket van een bedrijf dat verstand heeft van CRM, dan een logge organisatie die CRM of ‘Uren en facturen’ erbij probeert te doen.”

Qics heeft met Milestones focus op de accountancymarkt. “Ik vind dit een goed signaal. Milestones sluit goed aan op mijn processen. Die focus zorgt er voor dat Fortes een excellent product kan neerzetten. Je praat dezelfde taal. Dat levert echt wat op.”

“Ik reserveer nu nog maar één uur voor de facturatie, terwijl ik daar vroeger 4 tot 6 uur voor nodig had. Dat is directe winst.”

*Om het aanmaken van projecten sneller en eenvoudiger te maken is het nu mogelijk om projecten in Excel te bewerken en vervolgens te importeren.Er zijn sowieso weinig andere urenregistratie en –facturatie pakketten in de cloud en die zijn zeker niet zo goed als Milestones.

Marco Albers over de koppeling tussen Milestones en Exact Online

Wij hebben een zeer succesvolle implementatie van Milestones achter de rug voor ons kantoor met 4 werknemers! De koppeling met Exact is een enorm voordeel omdat de klantgegevens direct, juist in Fortes terecht komen. Geen omkijken naar! Uren schrijven en vooral accorderen is nu zeer eenvoudig en snel te realiseren. Uiteraard heeft de inrichting en opstart een tijdsinvestering gekost, maar factureren is nu een waar feestje, waarbij we zeker weten dat de klanten een juiste factuur voorgeschoteld krijgen en wij zeker weten dat we geen uren laten liggen. Na de facturatie staat na een paar seconden de verkoopboeking in Exact en zijn de debiteuren bijgewerkt! Ik kan Fortes van harte aanbevelen als oplossing in de cloud voor uren en factureren. Bedankt Qics: voor deze uitstekende software en soepele implementatie!

Marco Albers
Directeur Accuracy Financial Services