Meer en meer fixed price : 4 tips om fixed price projecten te managen

Afgelopen week sprak ik met een bevriende relatie die leiding geeft aan een groot accountantskantoor. Hij vertelde me dat er steeds meer ‘fixed price’ afspraken gemaakt worden voor de diensten die ze aan klanten leveren. Klanten vragen daar om, omdat ze geen verrassingen achteraf wensen. Maar ook de eigenaren van het accountantskantoor zien het maken van fixed price afspraken als een uitweg om de druk op uurtarieven tegen te gaan. Als je niet meer in staat bent om de uurtarieven van ‘voor de crisis’ te handhaven, kun je bij een fixed price afspraak nog steeds een prima gemiddeld uurtarief scoren. Mits je grip hebt op de uren die je besteedt uiteraard. De kans dat je gemiddeld uurtarief richting kostprijs, of lager daalt, is natuurlijk ook aanwezig.

Mijn relatie realiseerde zich dat je bij het maken van fixed price afspraken veel beter moet gaan voorcalculeren, om te voorkomen dat je gierend ‘uit de bocht vliegt’ met je uren. Bij ‘uurtje-factuurtje’ wil je zoveel mogelijk uren maken. Bij een fixed price afspraak wil je zo min mogelijk uren maken, terwijl de klant nog steeds een zeer acceptabele totaalprijs voor de werkzaamheden betaalt. Ik adviseerde hem een projectmanager aan te nemen, of in ieder geval iemand die kan denken als een projectmanager over de schouder van de accountants te laten meekijken. Dat was niet gebruikelijk bij accountantskantoren, zei hij, maar wel hard nodig onderhand.

Dezelfde trend (meer fixed price afspraken, minder ‘uurtje-factuurtje’) zien we ook bij onszelf en bij andere klanten. Inmiddels hebben we aardig wat ervaring opgedaan met het uitvoeren en managen van dergelijke projecten. Hierbij 4 tips voor het succesvol maken van fixed price opdrachten:

1. Definieer en manage de scope

Neem in de offerte niet alleen op welke werkzaamheden je gaat verrichten, maar ook welke werkzaamheden NIET binnen de scope van het project en daarmee onder de fixed price vallen. Dat maakt het discussiëren over meerwerk (en die discussies zijn er altijd) een stuk eenvoudiger. Als je terecht komt in een grijs gebied (‘ het staat niet helemaal duidelijk in de offerte’), is mijn ervaring dat je er geen meerwerk voor in rekening kunt brengen. Als het wel duidelijk in de offerte staat EN je geeft het tijdig aan (dus voordat je de extra werkzaamheden daadwerkelijk gaat verrichten), ervaart de klant het als voortschrijdend inzicht en vindt hij het fair als die werkzaamheden als meerwerk in rekening worden gebracht.

2. Meet niet alleen het ‘work done’ maar ook het ‘ work remaining’

Om goed te kunnen bijsturen, is het niet voldoende om te weten hoeveel uur er is besteed ten opzichte van het budget. Je moet, bij voorkeur wekelijks, aan alle projectleden vragen hoeveel uur er nog nodig is om de taken af te ronden. Onze ervaring is dat alleen het vragen al leidt tot een betere bewustwording van de bestede uren, wat leidt tot meer efficiency. Als je het budget weet, de bestede uren weet en zicht hebt op de uren die nog gemaakt moeten worden, weet je ook wat je te verwachten gemiddelde uurtarief is. En dat is het enige tarief wat er bij een fixed price opdracht toe doet.

3. Verpak je diensten als product

Probeer na te denken over het bundelen van werkzaamheden en ze aan je klant aan te bieden als een ‘product’ met een vaste prijs. Enerzijds zal de klant hierdoor het vertrouwen krijgen dat er over de inhoud van het product en een passende prijs is nagedacht. Anderzijds geeft het de ondernemer de mogelijkheid om geleverde ‘ producten’ over meerdere klanten te analyseren en de prijs en het product te verbeteren. Uit het oogpunt van marketing is het hebben van producten (al is dat niet meer dan een afgebakend setje van diensten) overigens een must. Met termen als ‘ Onze medewerkers leveren uitstekende dienstverlening tegen concurrerende uurtarieven’ lok je geen klanten. Met ‘ Opstellen Jaarrekening: € 1.300’ kun je wel een leuke campagne beginnen.

4. Automatiseer!

Het managen van fixed price projecten vereist andere software dan het registreren en factureren van uren. Een accountantskantoor heeft uiteraard niet de tools nodig van een bouwbedrijf voor het maken van een voorcalculatie, maar zoals hiervoor betoogd, is het verkrijgen van inzicht, zowel voor, tijdens als na het project van groot belang om op termijn mooie gemiddelde uurtarieven te realiseren. In onze optiek gebruikt de accountant in de toekomst min of meer dezelfde tools als een ICT- of consultancy bedrijf dat al jaren met fixed prices werkt.

Niet geheel toevallig, leveren wij software waarmee onze klanten projecten en medewerkers managen en waarmee zowel uren als fixed price projecten gefactureerd kunnen worden. Binnenkort (24 september) zijn onze oplossingen ook vanuit ‘De Cloud’ beschikbaar. Kijk eens op onze website, wij helpen u graag met het realiseren van uw ideale gemiddelde uurtarief. Uiteraard bent u ook van harte welkom op onze Relatiedag, waar we alles vertellen over onze nieuwe oplossing en over migreren naar de cloud.








Plaats een reactie

 *
 *
 *
 *

Probeer het nu zelf

× Registratie gelukt! U ontvangt zo snel mogelijk een e-mail met daarin de benodigde gegevens.
× Registratie mislukt

Blijf op de hoogte

Blijf op de hoogte

Schrijf u nu in voor de nieuwsbrief en krijg informatie over de nieuwste ontwikkelingen

× Aanmelding gelukt! U ontvangt binnenkort onze nieuwsbrief
× Aanmelding mislukt

Bezoekers vonden ons via