Ben je groot fan van Excel? Dan ben je in goed gezelschap. Eén op de acht mensen op onze planeet gebruikt het spreadsheetprogramma van Microsoft en kantoormedewerkers spenderen gemiddeld meer dan een derde van hun tijd aan het gebruik van Excel. Toch is Excel – of z’n Google-equivalent Sheets – niet voor alles dé beste oplossing. In dit blog vertelt Berry Zwaan, consultant bij Qics, wat je allemaal mist als je je capaciteitsplanning nog in Excel doet.
Geen toegang tot stamgegevens
Capaciteitsplanning staat binnen geen enkele organisatie op zichzelf. Of je nu een accountantskantoor hebt of een ander bedrijf, de planning heeft altijd een bepaalde samenhang met je budgetten en het gerealiseerde werk. Wij zien vaak dat bedrijven hun capaciteitsplanning in Excel hebben staan en de andere elementen van hun bedrijfsvoering in andere applicaties. Dat betekent dat al je stamgegevens – denk aan projecten, medewerkers, budgetten – in de ene applicatie staan, maar niet in Excel. Dat is jammer.
Geen inzicht
Een ander nadeel van werken met twee – of meer – op zich staande applicaties, is dat je geen totaaloverzicht hebt van je budgetten, het gerealiseerde werk en hoe die zich verhouden tot de planning. Dan moet je altijd twee applicaties naast elkaar leggen.
Moeilijker om data te delen
Als je al je data in één applicatie hebt staan, bij voorkeur een cloudapplicatie, kun je heel eenvoudig je data delen. Ook een Excelsheet kun je delen, maar dat is een stuk foutgevoeliger. Zeker als je met grotere groepen mensen je data wilt delen, kun je dat beter doen met een applicatie die daar specifiek voor ontwikkeld is.
Geen overzicht over bedrijfsonderdelen heen
Maak je een capaciteitsplanning voor meerdere bedrijven, bijvoorbeeld als jouw bedrijfsonderdeel tot een holding behoort, dan is er nog een extra complicerende factor. Als medewerkers voor meerdere bedrijfsonderdelen werken, wil je hun capaciteit liefst inzichtelijk maken op één centrale plek. Dat is vrijwel onmogelijk in Excel. Met een slimme SaaS-oplossing op het gebied van planning, urenregistratie en facturatie heb je de capaciteitsplanning van al je medewerkers, over alle bedrijfsonderdelen heen, inzichtelijk.
Moeilijk om je planning te bekijken vanuit verschillende invalshoeken
Als je zo’n slimme SaaS-oplossingen gebruikt waarin je alle elementen van je bedrijfsvoering bij elkaar hebt, kun je naar je planning kijken vanuit verschillende invalshoeken. Staat je planning in Excel, dan kun je feitelijk alleen kijken welke medewerker voor welke werkzaamheden is gepland in welke periode. Maar in de meeste gevallen wil je ook weten welke werkzaamheden bij welk project horen. Die invalshoek mis je als je met Excel werkt.
Visualiseren van data
Als je snel goed gefundeerde beslissingen wilt nemen, is het handig je planningsdata te visualiseren. Ja, je kunt met Excel ook data visualiseren, maar Power BI is stukken uitgebreider en effectiever. Ook is het veel sterker in het presenteren van trends en inzichten. Gebruik je een SaaS-oplossing als QicsMilestones, dan kun je je data heel eenvoudig beschikbaar maken in Power BI. Dat kan zelfs over al je bedrijfsonderdelen heen, als dat aan de orde is.
Ook toe aan een volgende stap?
Wil je ook helder inzicht in de capaciteitsplanning, maar ook in de urenregistratie, facturatie en projectvoortgang? Wil je in no time je facturen versturen? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg.
