Jouw accountantskantoor optimaliseren? Zes krachtige tips

Als accountantskantoor heb je veel ballen hoog te houden, zoals urenregistratie, budgetbewaking, projectbewaking en capaciteitsplanning. In al die processen zit vaak aardig wat ruimte voor optimalisatie. Eddy Plasier, directeur bij Qics, geeft je in dit blog zes tips waar je mee aan de slag kunt.

1. Streef naar snellere facturatie

Hoe soepel de processen bij een accountantskantoor verlopen, komt vaak ten uiting bij het factureren. Processen optimaliseren heeft als gevolg dat de facturatie snel en vlot verloopt. Daarom is het aan te raden hierop te sturen. Als het factureren nu zo’n vier dagen duurt, streef er dan naar de facturen binnen anderhalve dag de virtuele deur uit te sturen. Aubert Geus, accountant en administratieconsulent bij Simonse & Geus Accountants en Adviseurs, is één van de mensen die heeft ondervonden dat het haalbaar is.

2. Budgetteer de uren

Een budgetoverschrijding is nooit prettig. Hierdoor wordt je verdiencapaciteit lager, voelen je medewerkers meer stress door uitgelopen werkzaamheden en ontstaat er meer wrijving met klanten. Het strak managen van budgetten om overschrijdingen te voorkomen kan een enorme winst opleveren, in tijd, in geld en qua imago. In de praktijk is dit alleen haalbaar met de juiste software.

3. Voer sneller en eenvoudiger uren in

Hoewel het bijhouden van uren ongelooflijk veel voordelen biedt, kost het de medewerkers wel tijd. Hierdoor wordt het nog weleens uitgesteld of niet precies bijgehouden. Gevolg: het kost veel tijd of het is niet nauwkeurig. Door het schrijven van uren grotendeels of zelfs helemaal te automatiseren, behoud je zowel de snelheid als de nauwkeurigheid.

4. Zorg voor betere projectbewaking

Door te werken met een slimme projectmanagementtool, heb je inzicht in de planning, de budgetten, het aantal geschreven uren en de hoeveelheid werk die nog gedaan moet worden. Daarmee voorzie je problemen met planning en budgetten vóór ze zich voordoen. Zo krijg je niet alleen meer grip op uren en kosten, je creëert ook meer rust. Dat heeft weer een positieve uitwerking op je collega’s en klanten.

5. Optimaliseer je capaciteitsplanning

Door de capaciteit van alle medewerkers inzichtelijk te maken en deze te koppelen aan een planning, zie je direct hoe druk iedereen het heeft. Dankzij dit inzicht kun je snel schakelen. Door werk aan te nemen of opdrachten te verplaatsen, optimaliseer je je capaciteitsplanning.

6. Maak mooiere facturen

Een factuur moet kloppen als een bus. Dat doe je door bovengenoemde verbeteringen door te voeren. Een factuur is tegelijkertijd een visitekaartje van je bedrijf en visitekaartjes moeten er mooi en verzorgd uitzien. Het moet passen bij je huisstijl, overzichtelijk en leesbaar zijn. Een strakke factuur maken doe je met software die ruimte biedt voor een maatwerkontwerp, zoals Milestones dat doet.

Meer weten?

Het optimaliseren van een kantoor kun je stap voor stap zelf doen op basis van bovenstaande aandachtsgebieden. Het is uiteraard ook mogelijk om in één keer een verbeterslag te maken door software te gebruiken die je begeleidt en ondersteunt bij al deze facetten. Milestones is precies hierop ontwikkeld: het optimaliseren van jouw kantoor. Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg.

Tags: Algemeen en accountancy
Gratis proberen  De beste oplossing voor het plannen, schrijven en factureren van uren.

Blijf op de hoogte

Volg Milestones

Niet overtuigd of niet het juiste moment? Wij publiceren regelmatig inspirerende blogs over efficiënter plannen, uren registreren en factureren. Laat je e-mailadres achter en je krijgt twee keer per maand een mailtje van ons!

Bezoekers vonden ons via

Branche-keuze

Momenteel ziet u content voor de branche
Accountancy

Qics is nu Fortes

Hoewel onze naam is veranderd, blijft onze toewijding aan het leveren van hoogwaardige software en diensten voor accountancy-, consultancy- en SaaS-providers onverminderd sterk.

Ontdek meer Fortes-oplossingen, ontworpen om uw organisatie te versterken:

Kies de juiste projecten
  • Strategisch Portfolio Management
  • Project Portfolio Management (PPM)
  • Enterprise Agile planning (SAFe)
  • Planning resourcecapaciteit
  • Enterprise dashboards en rapportage
  • Integraties met Jira, Azure DevOps en de belangrijkste ERP en HRM oplossingen
Voer projecten juist uit
  • Portfolio overzicht en fase model
  • Projectplanning en uitvoering met Microsoft 365 en AI
  • Resource management
  • Flexibel gebruik van (eigen) project modellen
  • Dynamische statusrapportage en documentsjablonen
  • Tijdregistratie en budgettering
Maak je projecten winstgevend (PSA)
  • Tijdregistratie voor klantprojecten
  • Handmatig en elektronische facturatie van uren en abonnementen
  • Projectplanning en rapportage
  • Klantcontractmanagement
  • Integraties met belangrijkste accounting softwarepakketten en Power BI