Als accountantskantoor heb je veel ballen hoog te houden, zoals urenregistratie, budgetbewaking, projectbewaking en capaciteitsplanning. In al die processen zit vaak aardig wat ruimte voor optimalisatie. Eddy Plasier, directeur bij Qics, geeft je in dit blog zes tips waar je mee aan de slag kunt.
1. Streef naar snellere facturatie
Hoe soepel de processen bij een accountantskantoor verlopen, komt vaak ten uiting bij het factureren. Processen optimaliseren heeft als gevolg dat de facturatie snel en vlot verloopt. Daarom is het aan te raden hierop te sturen. Als het factureren nu zo’n vier dagen duurt, streef er dan naar de facturen binnen anderhalve dag de virtuele deur uit te sturen. Aubert Geus, accountant en administratieconsulent bij Simonse & Geus Accountants en Adviseurs, is één van de mensen die heeft ondervonden dat het haalbaar is.
2. Budgetteer de uren
Een budgetoverschrijding is nooit prettig. Hierdoor wordt je verdiencapaciteit lager, voelen je medewerkers meer stress door uitgelopen werkzaamheden en ontstaat er meer wrijving met klanten. Het strak managen van budgetten om overschrijdingen te voorkomen kan een enorme winst opleveren, in tijd, in geld en qua imago. In de praktijk is dit alleen haalbaar met de juiste software.
3. Voer sneller en eenvoudiger uren in
Hoewel het bijhouden van uren ongelooflijk veel voordelen biedt, kost het de medewerkers wel tijd. Hierdoor wordt het nog weleens uitgesteld of niet precies bijgehouden. Gevolg: het kost veel tijd of het is niet nauwkeurig. Door het schrijven van uren grotendeels of zelfs helemaal te automatiseren, behoud je zowel de snelheid als de nauwkeurigheid.
4. Zorg voor betere projectbewaking
Door te werken met een slimme projectmanagementtool, heb je inzicht in de planning, de budgetten, het aantal geschreven uren en de hoeveelheid werk die nog gedaan moet worden. Daarmee voorzie je problemen met planning en budgetten vóór ze zich voordoen. Zo krijg je niet alleen meer grip op uren en kosten, je creëert ook meer rust. Dat heeft weer een positieve uitwerking op je collega’s en klanten.
5. Optimaliseer je capaciteitsplanning
Door de capaciteit van alle medewerkers inzichtelijk te maken en deze te koppelen aan een planning, zie je direct hoe druk iedereen het heeft. Dankzij dit inzicht kun je snel schakelen. Door werk aan te nemen of opdrachten te verplaatsen, optimaliseer je je capaciteitsplanning.
6. Maak mooiere facturen
Een factuur moet kloppen als een bus. Dat doe je door bovengenoemde verbeteringen door te voeren. Een factuur is tegelijkertijd een visitekaartje van je bedrijf en visitekaartjes moeten er mooi en verzorgd uitzien. Het moet passen bij je huisstijl, overzichtelijk en leesbaar zijn. Een strakke factuur maken doe je met software die ruimte biedt voor een maatwerkontwerp, zoals QicsMilestones dat doet.
Meer weten?
Het optimaliseren van een kantoor kun je stap voor stap zelf doen op basis van bovenstaande aandachtsgebieden. Het is uiteraard ook mogelijk om in één keer een verbeterslag te maken door software te gebruiken die je begeleidt en ondersteunt bij al deze facetten. QicsMilestones is precies hierop ontwikkeld: het optimaliseren van jouw kantoor. Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg.
