Als accountant wil je graag voortdurend inzicht hebben in de beschikbare capaciteit. Maar hoe pak je dat aan zonder dat je vastloopt in gedetailleerde planningen en dagelijkse aanpassingen? In dit blog geeft Thessa Bouber, manager Training & Consultancy bij Qics, je vier tips om je planning beheersbaar te houden en je klanten én medewerkers tevreden.
Tip 1: Plan niet tot in de kleinste details
Een goede planning hoeft niet tot in de kleinste details te worden uitgewerkt. Als je te gedetailleerd plant, maak je het jezelf juist ingewikkelder en ben je meer tijd kwijt om alles bij te houden. Plan niet per taak of uur, of zelfs per dag, maar liever per week en kijk naar het totaal aantal uren dat een medewerker of team aan een klant of project besteedt. Kortom: plan grof en alloceer resources op klanten of opdrachten.
Tip 2: Plan niet alles vol
Houd rekening met onvoorziene omstandigheden en ad-hoc werkzaamheden bij het maken van een planning. Plan niet de volledige contracturen in, maar plan ook zaken als vakanties en teamoverleg in en laat ruimte over voor onverwachte werkzaamheden. Zo voorkom je dat medewerkers het overzicht verliezen. Uiteindelijk moet alles gebalanceerd zijn. Overigens is te weinig plannen minstens zo vervelend.
Tip 3: Zorg dat planning geen dagtaak wordt
Het maken van een planning mag geen dagtaak worden. Zorg dat je een planning maakt die te onderhouden valt en die niet meer tijd kost dan het werk zelf. Een goed evenwicht tussen de ideale planning en een haalbare planning zorgt ervoor dat je controle houdt over de planning zonder dat het je veel extra tijd kost.
Tip 4: Begin met één afdeling
Als je nog weinig ervaring hebt met het maken van planningen, begin dan met één afdeling. Zodra je het goed onder de knie hebt, kun je de ‘lessons learned’ toepassen op meerdere afdelingen. Zo houd je de planning beheersbaar en voorkom je dat je in één keer te veel hooi op je vork neemt.
Ook toe aan een volgende stap?
In een eerder blog schreef mijn collega Berry Zwaan al over de nadelen van capaciteitsplanning in Excel – of z’n Google-equivalent Sheets. Met een SaaS-oplossing als QicsMilestones hou je volledig overzicht op je project- en capaciteitsplanning. Wil je ook helder inzicht in de capaciteitsplanning, maar ook in de urenregistratie, facturatie en projectvoortgang? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag om je planning beheersbaar te houden en tijd te besparen bij het maken van facturen.
