Als accountant weet je als geen ander dat het omgaan met schaarste een hoofdpijndossier kan zijn. In dit blog vertellen we hoe je door goed te plannen en de voortgang strak te bewaken, grip houdt op projecten en capaciteit. Dit geeft niet alleen rust en duidelijkheid, maar het kan ook budgetoverschrijdingen voorkomen.
Een goede planning geeft grip
In een eerder blog gaf Thessa Bouber, onze manager Training & Consultancy, al een aantal tips om je planning beheersbaar te houden. Die planning is een onmisbaar element als je grip wil houden op je projecten. Door goed te plannen, krijg je inzicht in wie er, wanneer beschikbaar is en hoeveel tijd er nog nodig is om een project af te ronden. Dit geeft niet alleen duidelijkheid richting de klant, maar zorgt er ook voor dat je niemand overbelast en dat je het werk goed verdeelt.
Optimale inzet van medewerkers
Die optimale inzet van mensen is ook een belangrijk onderdeel van planning. Het is belangrijk om te kijken naar wie, welke taken het beste kan uitvoeren en wie er nog ruimte heeft in zijn of haar planning om extra werkzaamheden op te pakken. Door dit goed in te plannen, voorkom je dat mensen onder- of overbelast raken. Je voorkomt ook dat je de verkeerde mensen op de verkeerde taken inzet.
Inzicht in de voortgang
Een ander voordeel van een strakke planning is dat het inzicht geeft in de hoeveelheid werk die nog verzet moet worden. Met bestede uren kijk je achteruit, met geplande uren vooruit. Als je bijvoorbeeld honderd uur hebt gepland, er is zeventig uur aan werk verzet en je hebt nog twintig uur gepland vanaf vandaag, dan zit je redelijk goed. Echter, als er nog vijftig uur staat gepland, dan is de kans groot dat je over het budget heen gaat. Door dat voortdurend in de gaten te houden, kun je bijsturen voordat dingen uit de hand lopen. Zo voorkom je je dat een project vertraging oploopt of dat je je budget overschrijdt.
Rust en duidelijkheid
Door goed te plannen en de voortgang te bewaken, krijg je inzicht in budgetoverschrijdingen en kun je tijdig bijsturen. Dit geeft rust en duidelijkheid voor zowel jou als accountant, als ook voor je klanten.
Ook toe aan een volgende stap?
In een eerder blog schreef collega Berry Zwaan al over de nadelen van capaciteitsplanning in Excel – of z’n Google-equivalent Sheets. Met een SaaS-oplossing als QicsMilestones hou je volledig overzicht op je project- en capaciteitsplanning. Wil je ook helder inzicht in de capaciteitsplanning, maar ook in de urenregistratie, facturatie en projectvoortgang? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag om je planning beheersbaar te houden en tijd te besparen bij het maken van facturen.
