Als je als organisatie overweegt de overstap te maken naar nieuwe software voor urenregistratie, facturatie, planning en projectmanagement, dan komt daar heel wat bij kijken. Hoe doorliepen onze klanten de verschillende fasen in hun klantreis en waarom kozen ze uiteindelijk voor QicsMilestones? We nemen je mee.
Stap 1. Je bestaande pakket voldoet niet meer
Het overkwam Mooijman Accountants en Belastingadviseurs. Hun bestaande pakket voldeed niet meer: ‘Het was niet mogelijk om een heldere managementrapportage te maken. Zo willen we op ieder moment kunnen zien wat het onderhanden werk is. Daarbij was het ook nog eens niet mogelijk om kwartieren of minuten te schrijven. We gingen op zoek naar een ander softwarepakket. Het moest wel koppelen met Exact Synergy.’
Stap 2. Kies je voor een all-in-one-oplossing of best-of-breed?
Als je op zoek gaat naar nieuwe software voor urenregistratie en facturatie kun je kiezen voor een all-in-one-oplossing of je kunt voor elk deelproces op zoek naar de best-of-breed-oplossing, daar schreven wij al eerder een blog over. Kies je voor best-of breed, dan kies je voor elk deelproces de beste oplossing. Zo krijg je uiteindelijk de beste totaalervaring. Dat vinden ook Paul van den Tillaart en Freek van Wijk van Forward fiscalisten: ‘Die All-in-One oplossingen, daar geloven wij niet in. Je kunt niet overal goed in zijn. Wij gaan voor best-of-breed-oplossingen, die zich richten op één specifiek deelproces. QicsMilestones is heel goed in het vangen van de tijd die medewerkers spenderen en in het factureren van die tijd, zonder dat het rigide wordt.’
Stap 3. Maak een Request for Information (RFI)
Om een goede keuze te kunnen maken, is het belangrijk een pakketselectievragenlijst – ofwel een request for information (RFI) – te gebruiken. Zo vond Maarten van Duijn van Actan het heel belangrijk dat de nieuwe software een koppeling zou hebben met Power BI vanwege de mooie geavanceerde dashboardmogelijkheden om alle informatie te ontsluiten naar de medewerkers: ‘Power BI is laagdrempelig en makkelijk te implementeren. Qics heeft specifiek voor Power BI een connector ontwikkeld. Daardoor is er in Power BI direct een complete QicsMilestones-dataset aanwezig en kunnen we tegelijkertijd de expertise van Qics inzetten. Als je een andere tool zou kiezen, dan moet je dat allemaal zelf doen. Daarnaast vind ik het een voordeel dat Power BI volledig in Microsoft 365 is geïntegreerd.’
Stap 4. Vraag om een live demo
Op basis van de uitkomsten van de RFI’s, maak je een eerste keuze. Vervolgens nodig je potentiële leveranciers uit voor een live demo. Paul van den Tillaart en Freek van Wijk van Forward fiscalisten: ‘Begin 2018 hebben we bij een aantal bedrijven een demo aangevraagd, waarvan Qics er één was. Met QicsMilestones is het heel makkelijk om tijd te schrijven, maar het gaat natuurlijk niet alleen om de geregistreerde uren. We willen flexibel zijn in wat we uiteindelijk op de factuur zetten. Een factuur moet niet zomaar een weergave van de gewerkte uren zijn, het moet passen bij de opdracht en de klant. Dat dat mogelijk is, lieten ze tijdens de demo heel helder zien.’
Stap 5. Maak een keuze
Op basis van de live demo kom je tot een keuze. Pieter den Ouden, ETL Nederland: ‘Onze keuze viel op de combinatie van de softwarepakketten Twinfield, AuditCase en QicsMilestones. Deze pakketten bieden standaard een koppeling met elkaar. QicsMilestones is een no-nonsense pakket. Over de inrichting moet je goed nadenken, dat kost vaak het meeste tijd, maar dat is met elke applicatie.’
Stap 6. De implementatie
Heb je eenmaal de beslissing genomen, dan ga je het implementatietraject in. Machiel Roos, teammanager Finance & IT bij Lansigt: ‘Ik moet zeggen dat er een uitzonderlijke prestatie is neergezet. Met name mijn collega’s Agnes en Lennart hebben een aantal maanden achtereen een buitengewone prestatie geleverd. Maar uiteindelijk hebben we het resultaat als team neergezet, samen met Qics. We hebben ook heel wat afgelachen met Berry en Thessa van Qics. Wij noemden onszelf niet voor niets het dream team, ook al zal ik best eens een lastpost zijn geweest voor hen. Uiteindelijk is alles op z’n pootjes terecht gekomen. Al met al heb ik het als een enorm leuk project ervaren en het heeft ons echt iets gebracht.’
Stap 7. Aan de slag
Eindelijk is het zover: je gaat aan de slag met je nieuwe software voor urenregistratie, facturatie, planning of projectmanagement. Marcel Rozendal van Tijmen Kroes: ‘QicsMilestones heeft ons veel tijdswinst opgeleverd. Vroeger waren we gerust anderhalve week bezig met de maandelijkse facturatie. Nu doen we dat in de regel in grofweg twee dagen.’
Stap 8. Je werkt aan de relatie
Als het goed is, wordt de samenwerking met de tijd alleen maar prettiger. Dat was ook de ervaring van Mr drs Cees Spek van Spek Accountants en Belastingadviseurs: ‘We gebruiken niet alleen de software van Qics, maar we doen ook zaken met het bedrijf. Ik was eens met vakantie toen er zich een flinke uitdaging aandiende. Ik heb snel geschakeld met Thessa Bouber en die heeft dat op een superfijne manier opgelost. Zij begreep mij en handelde adequaat.’
Nieuwsgierig?
Wil je meer weten? We leiden je graag rond in onze software. Bekijk de vijfminutentour of neem contact met ons op. We komen graag een demo op maat geven.
